De proef Odoo database heeft een hele tijd meegelopen en is zeer nuttig geweest voor het tracken en betalen van bonnetjes en we kunnen er veilig vanuit gaan dat deze database een nuttige tool is.
Vandaar wil ik een dezer dagen met de eigenlijke Odoo database van start gaan.
Voor de komende bestuursvergadering kunnen we dit nog meenemen met de agenda punten.
Hier alvast een aantal puntjes.
Kostprijs
We hebben de mogelijkheid voor 1, 2 of 3 jaar te nemen. Bij 3 jaar krijgen we 10% korting, en ontsnappen we aan mogelijke indexaties. Hieronder een overzicht met in de laatste kolom een equivalente interest. Met het geld dat we op de rekening hebben en de huidige lage interest lijkt me de 3 jaar optie het meest interessant, en mocht Odoo de prijzen indexeren is het effect nog groter.
| Jaren | Totaal | Per jaar | 3 jaar | Uitgespaard | IRR (vooruit betaald) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | € 524,15 | € 524,15 | 1572,45 | 0 | 0,00% |
| 2 | € 1.018,34 | € 509,17 | 1527,51 | 44,94 | 1,96% |
| 3 | € 1.458,22 | € 486,07 | 1458,22 | 114,23 | 3,87% |
Winst
| Area | Current Cost | Potential Savings | Notes |
|---|---|---|---|
| Moneybird | €203/year | €203 (100%) | Fully redundant - Odoo already does this |
| Accountancy (Pieter Baan) | €1,000/year | €500 - €1,000 | If handled internally |
| Website (Antagonist) | €165/year | €100 - €150 | Keep domain, drop hosting |
| Total | €1,368/year | €803 - €1,353 |
De belangrijkste winst zit in de automatische verwerking en rapportage (zie later), indien bonnetjes en betalingen tijdens het jaar netjes worden bijgehouden, en de rapportage geautomatiseerd kan worden via een herbruikbaar dashboard, moeten we enkel nog kijken naar de voorzieningen voor het nieuwe jaar.
Rapportering
Op basis van de laatste analyse van Pieter, kunnen de volgende zaken worden opgenomen in de standaard rapportering
Leden mutaties
- aanmeldingen
- afmelding
Inkomsten
- Van lidgelden
- Van drank
- Van andere bronnen
- Belangrijkste uitgaven
- Kas toestand begin en einde van rapportage jaar
Overzicht van activa
- Vaste activa : gebouwen
- Rollende activa : boten en tools
Database variant
We gaan voor een database met officieel maar 1 gebruiker, maar wel met extra aanpassingsmogelijkheden.
De hoofddatabase is enkel toegankelijk voor Jan en mij, reden hiervoor is dat je per gebruiker betaalt. Andere gebruikers toevoegen heeft risico van upsell en verdubbelt de prijs.
Er zijn wel extra mogelijkheden:
- De database kan worden gecopieerd naar een tijdelelijke niet commerciele database die dan wel kan worden gedeeld. Deze database is beperkt in de tijd, maar bijvoorbeeld voor analyses zoals kas commissie volstaat dit
- Er kunnen wel externe apps worden gekoppeld, bijvoorbeeld voor Arnold om te weten wie zijn boot waar heeft liggen en eenvoudige automatisaties zoals waarschuwingen bij maaien of mast.
Leden management
Types leden:
- Geen lid
Aanvragend lid
heeft via website aanvraag ingedient
- notificatie van de aanvraag naar alle bestuursleden
- beheerder neemt contact
- heeft nog geen contact gehad met beheerder
- beheerder neemt contact en kijkt of er een ligplaats kan worden toegewezen
- indien mogelijkheid tot aspirant lid, dan informeert de beheerder de penningmeester die een factuur uitstuurt naar het nieuwe lid
- zodra factuur betaald is wordt aanvragend lid aspirant lid
Aspirant lid
- Bij ALV kunnen deze promoveren naar volwaardig lid
- Betaling extra fee
- ? wat als ze niet promoveren, betalen ze dan opnieuw de fee?
- inschrijvingsdatum wordt gebruikt om lijst te maken van promoverende aspirant leden (iemand die zich op 1 jan inschrijft kan het jaar erop pas promoveren)
- Zijn die al aangesloten bij WSB ?
Vol lid
Er zijn blijkbaar nog onderverdelingen
- Zeilend
- Niet zeilend
- Bemanning
Uittredend lid
- Abonnement wordt stopgezet
- Veranderen naar oud - lid jaar nadien
Oud lid
- Moeten geen aspirant traject afleggen bij heraansluiting
Ere lid
- Niet duidelijk wat dit inhoudt
- Komen niet voor in prijslijst
Jeugd lid
- op basis van geboorte datum
- verder geen verschillen ? moeten zij ook het aspirant traject afleggen?
Oud lid (= Geen lid ?)
- ik vermoed dat bij heraansluiten ze geen aspirant traject moeten afleggen
Vragen:
- Wat als een aspirant lid niet mag overgaan, betaalt die dan opnieuw de fee
- Zijn aspirant leden direct aangesloten bij WSB
- Worden jeugdleden direct lid of ook eerst aspirant
- Leden die zich terug aansluiten kunnen dat zonder aspirant
- ads
Prijslijst
Als een nieuw lid zich aanmelding gebeurt in de praktijk het volgende:
- Nieuw lid meldt zich aan via website, waarvan aantal een E-mail krijgen
- In de praktijk zijn aanmeldingen altijd voor het Veerse Meer
- Dus Arnold moet bepalen of er plaats is voor nieuw lid en het nieuw lid zich kan opgeven als aspirant lid, indien dit het geval is moet de penningmeester op de hoogte worden gebracht om een factuur uit te sturen.
Aangezien de leden nu ook in de Odoo database zitten (in de praktijk voegen ze zichzelf toe), heeft het meer zin dat Arnold en ik zich buigen over de leden administratie. Idem voor afmeldingen, dit gaat meestal via E-mail, Arnold moet op de hoogte zijn van de terrein situatie, ik moet op de hoogte zijn om de status van het lid te wijzigen.
Ik denk dat dit ook een mooie opportuniteit is voor Michiel om zich bijvoorbeeld meer op het wedstrijd gegeven te focussen.
Andere mogelijkheden
Met de Odoo database zijn er heel wat mogelijkheden:
- Betaling van dranken via web app bijhouden
- Website
Ondersteunen van evenementen zoals Cat Experience en jaarfeest
- Inschrijven en betalen kan via website, geen gedoe met achteraf afrekenen
- Marketing tools ter promotie
- Enquetes